英語でアポイントメントを取るには？電話やメールで日程を調整・打ち合わせするフレーズを解説！

Bekki 字幕翻訳家 / ライター

20歳に受けたTOEICは480点→45歳、二度目の挑戦では915点。
夫はイギリス人で家族で日本在住7年目。双方ともに西ヨーロッパに親戚が多く移住しており、西ヨーロッパのの知識が豊富。
字幕翻訳に関わる前は日本語講師として日本語を英語を使って教えていた。
現在、本業の傍らで小規模の英会話教室運営中。J-SHINE、TESOL取得。イギリス老舗のジョリーフォニックスの講習会を修了。
将来の夢は、60歳までにイギリスの大学に留学すること。

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ビジネスシーンでは取引先の相手とアポイントメントを取る機会も多くあります。
英語で日程や待ち合わせ場所を打ち合わせるにはどんなフレーズを使ったら良いのでしょうか？

今回は、電話やメールを使って英語でアポイントメントを取るビジネスライクな言い方を解説します。

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英語の「アポイントメント」ってどんな意味？

英語の「アポイントメント」は名詞で、「何かを行う日時や場所を決めること、約束、予約」という意味です。
スペルは「appointment」で、「əpɔ́intmənt（アポイントゥマント）」と読みます。

日本語では「アポイントメント」を「アポイント、アポ」と省略した形でも使いますが、英語では名詞「appointment」を略して使うことはありません。

「アポイントメント」と「アポイント」の違いは？

「アポイントメント」は名詞ですが、「アポイント」は「日時や場所を決める、指定する」という動詞です。
「アポイント」は「appoint」と書き、「əpɔ́int（アポイント）」と読みます。

「アポイントメントを取る」の英語の言い方は？

「アポイントメントを取る」と言いたい時には、名詞「appointment」を使って「make an appointment」と言います。

例文：make an appointment by telephone
意味：電話でアポを取る

例文：make an appointment with Mr. Smith
意味：スミスさんと会う約束をする

「arrange an appointment」「schedule an appointment」「get an appointment」という言い方もできます。

電話でアポイントメントを取る時の挨拶

アポイントを取るために相手に電話を掛ける時に使える挨拶です。

例文：Hello, my name is Nancy Potter from Stanley. J. Company. Are you Mr. Smith who is in charge of the Development Department？ I would like to meet you in person to discuss the event schedule.
意味：こんにちは。スタンレー・ジェイ社のナンシー・ポッターです。開発部担当のスミスさんでしょうか？イベントのスケジュールについて直接お会いして打ち合わせしたいと思っています。

例文：Hello, my name is Nancy Potter from Stanley. J. Company. I would like to visit you and discuss the interview schedule. Could I speak to Mr. Smith who is in charge of the Development Department?
意味：こんにちは、スタンレー・ジェイ社のナンシー・ポッターと申します。面談の日程についてそちらに伺ってご相談できたらと思っていますが、開発部担当のスミスさんはいらっしゃいますか？

メールでアポイントメントを取る時の件名（subject）

相手にビジネスメールを送ってアポイントメントを取ることもよくあります。
スパムメールと間違えられないように、「Appointment request（アポイントメントのお願い）」などシンプルで具体的な件名を使いましょう。

例文：Request for an appointment to discuss the development plan.
意味：開発プラン検討についてのアポイントメントのお願い

例文：Appointment to discuss Project Z.
意味：プロジェクトZ検討のためのアポイントメント

メールでアポイントメントを取る時の書き出し

ビジネスメールでアポイントメントを取る時に使える書き出しです。

例文：I would like to make an appointment to meet the new marketing manager.
意味：新しいマーケティング部長に挨拶に伺うためにアポイントを取らせていただきたいと思っております。

例文：I was wondering if I could visit your company to coordinate the schedule of the meeting.
意味：会議の日程を調整するため、貴社を訪問させていただきたいと考えております。

初めてメールを送る相手の場合には、本題に入る前に自分の名前や所属、担当など簡単に自己紹介を付け加えましょう。

アポイントメントを取る時に使えるフレーズ

相手と会う日時や場所を決める時に使える表現を確認しましょう。

希望の日程を聞く

日程に自由がきく場合には、相手に希望の日時を尋ねることができます。

例文：Please let me know some dates and times that would be convenient for you so we can meet in person.
意味：直接お会いするのに都合の良い日時をいくつかお知らせください。

候補日を知らせて選んでもらう

いくつかの候補日を知らせて、相手にその中から選んでもらうこともよくあります。

例文：May I ask you for some possible dates for Thursday or Friday in December？
意味：12月の木曜日か金曜日でご都合の良い日にちをいくつかお知らせいただけるでしょうか？

例文：I would appreciate it if I could visit your company on Wednesday 5th or Thursday 6th next week.
意味：来週の5日水曜日か6日木曜日に御社を訪問できれば幸いです。

日時を指定する

時間に余裕がなく「この日しか会うことができない」という場合もあるかもしれません。
こちらから日時や場所を指定してアポイントメントをお願いするフレーズを見てみましょう。

例文：Would it be possible to meet with you next Friday at 2:00 pm for about 30 minutes？
意味：来週金曜日の午後2時に30分ほどお会いすることは可能でしょうか？

例文：Would you have time to talk after 2:00 pm on Monday 10th？
意味：10日月曜日の午後2時以降にお話する時間をいただけますか？

待ち合わせの場所を決める

職場以外の場所で会う時には、スムーズに合流できるよう具体的な待ち合わせ場所を決めておきましょう。

例文：May we meet in front of the ticket gate at the south exit of Shinjuku Station？
意味：当日の待ち合わせは新宿駅南口改札前でよろしいでしょうか？

時間などを変更したい

一度決定したアポイントメントの日時や場所を変更したい時に使えるフレーズです。

例文：I’m terribly sorry, but I have a sudden appointment, so could I change the date and time of the meeting？
意味：大変申し訳ございませんが、急な予定が入ったため打ち合わせの日時を変更させていただけないでしょうか？

例文：I have made a reservation for a co-working space near your company, so could you come over there on the day？
意味：貴社の近くにあるコワーキングスペースの予約が取れましたので、当日はそちらまでお越しいただけるでしょうか？

アポイントメントの申し込みに返事をする

相手からのアポイントメントの申し込みに対してどのように返事をしたら良いのか確認しましょう。

例文：I am available anytime in the afternoon from June 21st to 23rd.
意味：6月21日から23日までの午後でしたら、いつでも空いております。

例文：Thursday, December 7th or Friday, December 15th works well for me.
意味：12月7日木曜日か15日金曜日でしたら都合が付きます。

例文：Next Friday at 2:00 pm will be fine.
意味：来週金曜日の午後2時で問題ありません。

例文：I’m sorry, but I’m planning to go on a business trip on the specified date. Would it be possible to meet on Thursday 23rd？
意味：申し訳ございませんが、ご指定の日は出張の予定になっております。23日の木曜日にお会いすることは可能でしょうか？

まとめ

今回は、英語で日程や待ち合わせ場所のアポイントメントを取るフレーズや相手からのアポイントメントに対する返事の仕方まで解説しました。
電話やメールを使ってスムーズにアポイントメントを取れるように何度も復習しましょう。