英語でビジネスメール、書き出しや初めての挨拶はどう書く？例文を使って徹底解説！

川田 幸寛 英語コーチ / ライター

高校時代に英語を猛勉強し、校内偏差値が40→80にUP。大学では英語教育を専攻し、4年次にオーストラリアのパースへ留学。「話す」「聞く」にフォーカスを置いて、現地の人々や世界各国の留学生と交流を深めた。その結果、ケンブリッジ英検B2、TOEIC400→835を取得。現在は、海外へ行きたいけど英語に不安がある人たちのサポートや後押しをしている。

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英語でビジネスメールを書く時に、「日本語ならこう言うけど、英語だとどんなフレーズを使えばいいのか」と悩んだ経験はありませんか？

今回は、英語のビジネスメールでよく使われるテンプレートな書き出しや挨拶、言い回しを一気に紹介します。
フォーマルな関係や親しい間柄で使い分けられるよう解説もしていますので参考にしてくださいね。

英文でメールの件名を書く時に使えるフレーズ

まずは、メールの件名欄によく使われるフレーズを一覧で確認していきましょう。

件名に使えるフレーズ	意味
Regards of～	～の件、～について
Notification of～	～のお知らせ、～のご案内
Schedule confirmation for～	～のスケジュールの確認
Supplementary materials of～	～の追加資料
Invoice for ～	～についての請求書
Deadline for submission～	～提出の締め切りについて
Follow up information for～	～についての追加連絡
Reservation for ～	～の予約
Invitation for～	～へのご招待
Inquiry about～	～に関する問い合わせ
Question for～	～についての質問
Request for ～	～のお願い
Apology for ～	～についてのお詫び
Order request：	注文依頼：
Action requested：	対応必須：
Urgent：	緊急：
Important：	重要：
Usual office work communication：	事務連絡：

Notification（お知らせ）、Urgent（緊急）、Apology（お詫び）など一言だけ記載した宛名はスパムメールと間違えられてしまうことがあるので、何についての件なのかはっきりと記載しましょう。

ビジネスメールの宛名の書き方

英語の宛名の書き方はとってもシンプルです。“Dear”の後に敬称と相手の名字を書いてコンマ“,”を付けます。
ビジネスの場面でもそれなりに親しく、付き合いが長い相手であれば、敬称を使わず名前の部分にはファーストネームを書くことも多いです。

例文：Dear Mr.Stanley,
意味：スタンレー様（男性）、

例文：Dear Ms.Walch,
意味：ウェルチ様（女性）、

例文：Dear Dr.Brown,
意味：ブラウン先生、

例文：Dear Catherine,
意味：キャサリン、

最近は既婚・未婚・年齢にかかわらず、女性に対しては“Ms.”という敬称を使います。

“Hello”や“Hi”に相手の名前を付け加える「こんにちは」という挨拶は親しい間柄で使うカジュアルな書き方ですので、取引先や上司へ送るビジネスメールでは控えましょう。

相手の名前が分からない時

相手の名前が分からない時は、名前の部分に部署名や役職名を使うこともできます。

例文：Dear Planning Department,
意味：企画部御中、

例文：Dear Sales Manager,
意味：営業課課長殿、

例文：To whom it may concern,
意味：ご担当者様、

複数の相手に送信する時

複数の相手が登録されたグループアドレスにメールを送る時は、“Dear”の後に名前を列記します。

例文：Dear Mr.Stanley, Ms.Walch and Mr.Brown,
意味：スタンレー様、ウェルチ様、ブラウン様、

例文：Dear Catherine and Alexander,
意味：キャサリンとアレクサンダー、

相手の近況を気遣うフレーズ

ある程度親しい間柄の場合には、本題に入る前に相手の近況を気遣うワンクッションを入れることもあります。

例文：How are you these days?
意味：最近お元気ですか？

例文：I hope you are doing well in your new position.
意味：新しいポジションでの仕事がうまくいっていればいいのですが。

本題に入る時に使える書き出し

英語圏ではビジネスメールの内容は短い方が好まれるので、親しい間柄以外では時候の挨拶などは入れず要点や本題を簡潔に伝えることが多いです。
宛名を書いたら、以下のような書き出しを使って本題に入りましょう。

例文：I am contacting you with regards to conference tomorrow.
意味：明日の会議の件でご連絡を差し上げております。

例文：I’m writing to inform you that we prepared the quotation for this project.
意味：今回のプロジェクトに関する見積書を準備したことをお知らせするために、このメールを書いています。

例文：I’m reaching out in regards to supplementary documents.
意味：補足資料に関して連絡しております。

例文：I’m pleased to inform you that the project that started last month is nearing success.
意味：先月開始したプロジェクトが成功に近づいていることをお知らせでき、嬉しく思います。

例文：Unfortunately, I have to inform you that we will put this project that just started on hold.
意味：残念ですが、開始したばかりのこのプロジェクトを保留にすることをお知らせしなくてはなりません。

情報を知らせるときに使えるフレーズ

何かの情報を知らせたり、第三者のメールアドレスを紹介したりする時の言い方を確認しましょう。

例文：in this regard / on this
意味：この件について

例文：～is as shown below:
意味：～は下記の通りです：

例文：I sent the documents.
意味：資料をお送りします。

例文：I added some information.
意味：いくつか情報を追記しました。

例文：I have attached the materials for next week’s meeting.
意味：来週の会議の資料を添付いたしました。

例文：I prepared the quotation for this project.
意味：今回のプロジェクトに関する見積書はすでに用意しています。

例文：We will invoice you at the end of this month.
意味：今月末にご請求させていただきます。

例文：We are attaching an invoice.
意味：請求書を送付いたします。

例文：I will send you supplementary materials as soon as they are finished.
意味：補足資料は完成でき次第、すぐに送ります。

例文：This is my colleague John Stanley’s email address.
意味：こちらは同僚のジョン・スタンレーのメールアドレスです。

依頼・お願いをしたい時に使えるフレーズ

相手に何かを尋ねたい場合と相手に何か行動を促したい場合に分けて、使えるフレーズを紹介します。

ご教示ください・～について教えてください

日本語では「教えてほしい」という表現を使いますが、英語では「詳しく説明してください」「アドバイスをください」という言い方をします。

例文：It would be greatly appreciated if you could explain the details.
意味：詳しく説明していただけると大変助かります。

例文：Do you mind explaining the project that will start next month in more detail?
意味：来月スタートするプロジェクトについて、もっと詳しく教えていただけませんか？

例文：I would appreciate it if you could give me advice.
意味：アドバイスをいただければ幸いです。

～してください・～をお願いします

例文：I’d like to reschedule the meeting tomorrow.
意味：明日の会議の時間を変更したいのですが。

例文：Please feel free to forward this email if necessary.
意味：必要に応じて、このメールを転送してください。

例文：Please forget it in this regard.
意味：この件についてはなかったことにしてください。

例文：May I have the information by e-mail, not on the phone, please？
意味：詳細は電話ではなくメールでお願いします。

例文：Could you do me one more favor?
意味：もう一つ追加でお願いしてもいいですか？

例文：I ask you if you could complete your approval of the attached files by today.
意味：本日中に添付ファイルの承認を完了していただけないでしょうか。

例文：Thank you for attaching the quotation, but I can’t open it. Could you please send it again?
意味：見積書を添付していただきましたが開けません。もう一度送っていただけますか？

催促をしたい時に使えるフレーズ

自分が送ったメールを見てもらえたか確認したり、期限までに返信をしてほしい時に使えるフレーズです。

例文：Please reply by 11a.m. on Friday the 15th.
意味：15日金曜日の午前11時までにご返信ください。

例文：Please send the documents by the 10th of this month.
意味：今月10日までに書類を送ってください。

例文：I look forward to supplementary documents.
意味：追加書類をお待ちしております。

例文：I look forward to your invoice for ～.
意味：～の請求書をお待ちしております。

例文：Please send the order form as soon as possible.
意味：できるだけすぐに注文書を送ってください。

例文：I haven’t received supplementary documents for the project that just started yet.
意味：始まったばかりのプロジェクトの補足資料がまだ届いていません。

例文：Did you see the quotation（e-mail） I sent you last week?
意味：先週お送りした見積書（メール）はご覧いただけたでしょうか？

例文：I’m afraid that you may not have received my e-mail. 
意味：もしかしたらわたしからのメールが届いていないのではと心配になっています。

依頼を丁寧に断りたい時に使えるフレーズ

依頼や頼まれ事を丁寧に断る時に使えるフレーズです。

例文：I’m sorry to say that we cannot accept your request.
意味：申し訳ありませんが、ご依頼には対応できません。

例文：We are sorry to inform you that the item has been discontinued.
意味：大変申し訳ございませんが、この製品は生産中止になっています。

例文：Customer support is available in English only.
意味：カスタマー サポートは英語でのみご利用いただけます。

例文：We apologize for the inconvenience , but thank you for your understanding.
意味：ご不便をおかけいたしますが、ご了承いただけますようお願い申し上げます。

ビジネスメールの結びに使えるフレーズ

メールの結びには、相手を気遣う定番の一言を書いて署名をします。

例文：Sincerely, 
使い方：とてもフォーマルでよく使われる結びの言葉です。「真心を込めて」という意味があります。

例文：Best regards, 
使い方：フォーマルにもカジュアルにも使える表現です。「あなたの幸せを願っています」という敬意のこもった気遣いを表せます。
日本語の「よろしくお願いします」と同じように使われている言葉です。

上司にも使える“Kind regards,”、親しい間柄で使う“Warm regards,”などさまざまなバリエーションがあります。

最後のコンマ“,”を忘れずに付けましょう。

初めてビジネスメールを送る時

初めてメールを送る時には最初の挨拶と自己紹介が欠かせません。直接会う場合とは少し異なる表現もあるので確認してみましょう。

「初めまして」の挨拶

「初めまして」の挨拶と言えば中学英語で習った“Nice to meet you.”を思い浮かべる人も多いでしょう。
もちろんこのフレーズも使えますが、まだ出会ったことのない人にメールを送る時にはちょっと違和感がありますね。

電子メールを「e-mail」と言うように、最近ではオンラインで会うことを「e-meet」と表現することがあります。
初めての人に英語でメールを送る時には、“Nice to e-meet you.”という挨拶の言葉を使ってみるのもいいかもしれません。

自己紹介に使えるフレーズ

挨拶の後に自分の名前を伝える時には、ビジネスメールでも“My name is ～”や“I am ～”という定番の言い回しが使えます。

例文：Nice to e-meet you. My name is Michael Walker working at ○○（会社名）.
意味：初めまして。○○（会社名）のマイケル・ウォーカーと申します。

例文：My name is Michael Walker and I am a colleague of Catherin Lloyd at Franc & Robinson, Inc.
意味：フランク＆ロビンソン株式会社キャサリン・ロイドの同僚のマイケル・ウォーカーです。

例文：My name is Michael Walker and I work in customer service at Franc & Robinson, Inc.
意味：私の名前はマイケル・ウォーカーです。フランク＆ロビンソン株式会社でカスタマーサービスの担当をしています。

例文：I am Michael Walker and we met at the event yesterday.
意味：昨日のイベントで知り合ったマイケル・ウォーカーです。

相手からのメールに返信する時

相手から送られてきたメールに返信するときはどんなフレーズを使えばよいでしょうか？
返信する時に入れるべき内容を例文と一緒に確認しましょう。

相手のアクションに対するお礼の言葉

宛名を書いたら、“Thank you for～”という定型文を使ってまずはお礼を伝えましょう。

例文：Thank you for reminding about the conference tomorrow.
意味：明日の会議について思い出させてくださり、ありがとうございます。

例文：Thank you for sending the documents.
意味：書類を送ってくださりありがとうございます。

例文：Thank you for your arrangement.
意味：ご調整いただきありがとうございます。

例文：Thank you for arranging the schedule in this regard.
意味：この件について日程を調整いただきありがとうございます。

例文：Thank you for your order of～
意味：～のご注文ありがとうございます。

例文：Thank you for your reply.
意味：返信をくださりありがとうございます。

本題に入る時に使える書き出し

メールに返信する時によく使われる書き出しを確認しましょう。

例文：I’m writing to inform you that we have received the supplementary materials of conference tomorrow.
意味：明日の会議の追加資料を受け取ったことをお知らせするために（このメールを）書いています。

例文：I have certainly received the quotation.
意味：見積書を確かに受領しました。

例文：I am sorry that I could not reply immediately because I had a visitor.
意味：来客があったためすぐに返信ができず、申し訳ございませんでした。

まとめ

今回は、英語でビジネスメールを書く時に使える書き出しや挨拶、フレーズをシチュエーション別に紹介しました。
日本語のメールでもよく使う言い回しや英語ならではのフレーズを何度も確認して、使いこなせるようになりましょう。