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英語でビジネスメール、書き出しや初めての挨拶はどう書く?例文を使って徹底解説!

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川田 幸寛のアバター 川田 幸寛 英語コーチ / ライター

高校時代に英語を猛勉強し、校内偏差値が40→80にUP。大学では英語教育を専攻し、4年次にオーストラリアのパースへ留学。「話す」「聞く」にフォーカスを置いて、現地の人々や世界各国の留学生と交流を深めた。その結果、ケンブリッジ英検B2TOEIC400→835を取得。現在は、海外へ行きたいけど英語に不安がある人たちのサポートや後押しをしている。

英語でビジネスメールを書く時に、「日本語ならこう言うけど、英語だとどんなフレーズを使えばいいのか」と悩んだ経験はありませんか?

今回は、英語のビジネスメールでよく使われるテンプレートな書き出しや挨拶、言い回しを一気に紹介します
フォーマルな関係や親しい間柄で使い分けられるよう解説もしていますので参考にしてくださいね。

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【目次】 この記事でわかること

英文でメールの件名を書く時に使えるフレーズ

まずは、メールの件名欄によく使われるフレーズを一覧で確認していきましょう。

件名に使えるフレーズ意味
Regards of~~の件、~について
Notification of~~のお知らせ、~のご案内
Schedule confirmation for~~のスケジュールの確認
Supplementary materials of~~の追加資料
Invoice for ~~についての請求書
Deadline for submission~~提出の締め切りについて
Follow up information for~~についての追加連絡
Reservation for ~~の予約
Invitation for~~へのご招待
Inquiry about~~に関する問い合わせ
Question for~~についての質問
Request for ~~のお願い
Apology for ~~についてのお詫び
Order request:注文依頼:
Action requested:対応必須:
Urgent:緊急:
Important:重要:
Usual office work communication:事務連絡:

Notification(お知らせ)、Urgent(緊急)、Apology(お詫び)など一言だけ記載した宛名はスパムメールと間違えられてしまうことがあるので、何についての件なのかはっきりと記載しましょう。

ビジネスメールの宛名の書き方

英語の宛名の書き方はとってもシンプルです。“Dear”の後に敬称と相手の名字を書いてコンマ“,”を付けます
ビジネスの場面でもそれなりに親しく、付き合いが長い相手であれば、敬称を使わず名前の部分にはファーストネームを書くことも多いです。

例文:Dear Mr.Stanley,
意味:スタンレー様(男性)

例文:Dear Ms.Walch,
意味:ウェルチ様(女性)

例文:Dear Dr.Brown,
意味:ブラウン先生

例文:Dear Catherine,
意味:キャサリン

最近は既婚・未婚・年齢にかかわらず、女性に対しては“Ms.”という敬称を使います。

“Hello”や“Hi”に相手の名前を付け加える「こんにちは」という挨拶は親しい間柄で使うカジュアルな書き方ですので、取引先や上司へ送るビジネスメールでは控えましょう。

相手の名前が分からない時

相手の名前が分からない時は、名前の部分に部署名や役職名を使うこともできます

例文:Dear Planning Department,
意味:企画部御中

例文:Dear Sales Manager,
意味:営業課課長殿

例文:To whom it may concern,
意味:ご担当者様

複数の相手に送信する時

複数の相手が登録されたグループアドレスにメールを送る時は、“Dear”の後に名前を列記します。

例文:Dear Mr.Stanley, Ms.Walch and Mr.Brown,
意味:スタンレー様、ウェルチ様、ブラウン様

例文:Dear Catherine and Alexander,
意味:キャサリンとアレクサンダー

相手の近況を気遣うフレーズ

ある程度親しい間柄の場合には、本題に入る前に相手の近況を気遣うワンクッションを入れることもあります。

例文:How are you these days?
意味:最近お元気ですか

例文:I hope you are doing well in your new position.
意味:新しいポジションでの仕事がうまくいっていればいいのですが

本題に入る時に使える書き出し

英語圏ではビジネスメールの内容は短い方が好まれるので、親しい間柄以外では時候の挨拶などは入れず要点や本題を簡潔に伝えることが多いです
宛名を書いたら、以下のような書き出しを使って本題に入りましょう。

例文:I am contacting you with regards to conference tomorrow.
意味:明日の会議の件でご連絡を差し上げております

例文:I’m writing to inform you that we prepared the quotation for this project.
意味:今回のプロジェクトに関する見積書を準備したことをお知らせするために、このメールを書いています

例文:I’m reaching out in regards to supplementary documents.
意味:補足資料に関して連絡しております

例文:I’m pleased to inform you that the project that started last month is nearing success.
意味:先月開始したプロジェクトが成功に近づいていることをお知らせでき、嬉しく思います

例文:Unfortunately, I have to inform you that we will put this project that just started on hold.
意味:残念ですが、開始したばかりのこのプロジェクトを保留にすることをお知らせしなくてはなりません

情報を知らせるときに使えるフレーズ

何かの情報を知らせたり、第三者のメールアドレスを紹介したりする時の言い方を確認しましょう。

例文:in this regard / on this
意味:この件について

例文:~is as shown below:
意味:~は下記の通りです

例文:I sent the documents.
意味:資料をお送りします

例文:I added some information.
意味:いくつか情報を追記しました

例文:I have attached the materials for next week’s meeting.
意味:来週の会議の資料を添付いたしました

例文:I prepared the quotation for this project.
意味:今回のプロジェクトに関する見積書はすでに用意しています

例文:We will invoice you at the end of this month.
意味:今月末にご請求させていただきます

例文:We are attaching an invoice.
意味:請求書を送付いたします

例文:I will send you supplementary materials as soon as they are finished.
意味:補足資料は完成でき次第、すぐに送ります

例文:This is my colleague John Stanley’s email address.
意味:こちらは同僚のジョン・スタンレーのメールアドレスです

依頼・お願いをしたい時に使えるフレーズ

相手に何かを尋ねたい場合と相手に何か行動を促したい場合に分けて、使えるフレーズを紹介します。

ご教示ください・~について教えてください

日本語では「教えてほしい」という表現を使いますが、英語では「詳しく説明してください」「アドバイスをください」という言い方をします。

例文:It would be greatly appreciated if you could explain the details.
意味:詳しく説明していただけると大変助かります

例文:Do you mind explaining the project that will start next month in more detail?
意味:来月スタートするプロジェクトについて、もっと詳しく教えていただけませんか

例文:I would appreciate it if you could give me advice.
意味:アドバイスをいただければ幸いです

~してください・~をお願いします

例文:I’d like to reschedule the meeting tomorrow.
意味:明日の会議の時間を変更したいのですが

例文:Please feel free to forward this email if necessary.
意味:必要に応じて、このメールを転送してください

例文:Please forget it in this regard.
意味:この件についてはなかったことにしてください

例文:May I have the information by e-mail, not on the phone, please?
意味:詳細は電話ではなくメールでお願いします

例文:Could you do me one more favor?
意味:もう一つ追加でお願いしてもいいですか

例文:I ask you if you could complete your approval of the attached files by today.
意味:本日中に添付ファイルの承認を完了していただけないでしょうか

例文:Thank you for attaching the quotation, but I can’t open it. Could you please send it again?
意味:見積書を添付していただきましたが開けません。もう一度送っていただけますか

催促をしたい時に使えるフレーズ

自分が送ったメールを見てもらえたか確認したり、期限までに返信をしてほしい時に使えるフレーズです。

例文:Please reply by 11a.m. on Friday the 15th.
意味:15日金曜日の午前11時までにご返信ください

例文:Please send the documents by the 10th of this month.
意味:今月10日までに書類を送ってください

例文:I look forward to supplementary documents.
意味:追加書類をお待ちしております

例文:I look forward to your invoice for ~.
意味:~の請求書をお待ちしております

例文:Please send the order form as soon as possible.
意味:できるだけすぐに注文書を送ってください

例文:I haven’t received supplementary documents for the project that just started yet.
意味:始まったばかりのプロジェクトの補足資料がまだ届いていません

例文:Did you see the quotation(e-mail) I sent you last week?
意味:先週お送りした見積書(メール)はご覧いただけたでしょうか

例文:I’m afraid that you may not have received my e-mail. 
意味:もしかしたらわたしからのメールが届いていないのではと心配になっています

依頼を丁寧に断りたい時に使えるフレーズ

依頼や頼まれ事を丁寧に断る時に使えるフレーズです。

例文:I’m sorry to say that we cannot accept your request.
意味:申し訳ありませんが、ご依頼には対応できません

例文:We are sorry to inform you that the item has been discontinued.
意味:大変申し訳ございませんが、この製品は生産中止になっています

例文:Customer support is available in English only.
意味:カスタマー サポートは英語でのみご利用いただけます

例文:We apologize for the inconvenience , but thank you for your understanding.
意味:ご不便をおかけいたしますが、ご了承いただけますようお願い申し上げます

ビジネスメールの結びに使えるフレーズ

メールの結びには、相手を気遣う定番の一言を書いて署名をします。

例文:Sincerely, 
使い方:とてもフォーマルでよく使われる結びの言葉です。「真心を込めて」という意味があります

例文:Best regards, 
使い方:フォーマルにもカジュアルにも使える表現です。「あなたの幸せを願っています」という敬意のこもった気遣いを表せます
日本語の「よろしくお願いします」と同じように使われている言葉です

上司にも使える“Kind regards,”、親しい間柄で使う“Warm regards,”などさまざまなバリエーションがあります。

最後のコンマ“,”を忘れずに付けましょう。

初めてビジネスメールを送る時

初めてメールを送る時には最初の挨拶と自己紹介が欠かせません。直接会う場合とは少し異なる表現もあるので確認してみましょう。

「初めまして」の挨拶

「初めまして」の挨拶と言えば中学英語で習った“Nice to meet you.”を思い浮かべる人も多いでしょう。
もちろんこのフレーズも使えますが、まだ出会ったことのない人にメールを送る時にはちょっと違和感がありますね。

電子メールを「e-mail」と言うように、最近ではオンラインで会うことを「e-meet」と表現することがあります。
初めての人に英語でメールを送る時には、“Nice to e-meet you.”という挨拶の言葉を使ってみるのもいいかもしれません。

自己紹介に使えるフレーズ

挨拶の後に自分の名前を伝える時には、ビジネスメールでも“My name is ~”や“I am ~”という定番の言い回しが使えます

例文:Nice to e-meet you. My name is Michael Walker working at ○○(会社名).
意味:初めまして。○○(会社名)のマイケル・ウォーカーと申します

例文:My name is Michael Walker and I am a colleague of Catherin Lloyd at Franc & Robinson, Inc.
意味:フランク&ロビンソン株式会社キャサリン・ロイドの同僚のマイケル・ウォーカーです

例文:My name is Michael Walker and I work in customer service at Franc & Robinson, Inc.
意味:私の名前はマイケル・ウォーカーです。フランク&ロビンソン株式会社でカスタマーサービスの担当をしています

例文:I am Michael Walker and we met at the event yesterday.
意味:昨日のイベントで知り合ったマイケル・ウォーカーです

相手からのメールに返信する時

相手から送られてきたメールに返信するときはどんなフレーズを使えばよいでしょうか?
返信する時に入れるべき内容を例文と一緒に確認しましょう。

相手のアクションに対するお礼の言葉

宛名を書いたら、“Thank you for~”という定型文を使ってまずはお礼を伝えましょう

例文:Thank you for reminding about the conference tomorrow.
意味:明日の会議について思い出させてくださり、ありがとうございます

例文:Thank you for sending the documents.
意味:書類を送ってくださりありがとうございます

例文:Thank you for your arrangement.
意味:ご調整いただきありがとうございます

例文:Thank you for arranging the schedule in this regard.
意味:この件について日程を調整いただきありがとうございます

例文:Thank you for your order of~
意味:~のご注文ありがとうございます

例文:Thank you for your reply.
意味:返信をくださりありがとうございます

本題に入る時に使える書き出し

メールに返信する時によく使われる書き出しを確認しましょう。

例文:I’m writing to inform you that we have received the supplementary materials of conference tomorrow.
意味:明日の会議の追加資料を受け取ったことをお知らせするために(このメールを)書いています

例文:I have certainly received the quotation.
意味:見積書を確かに受領しました

例文:I am sorry that I could not reply immediately because I had a visitor.
意味:来客があったためすぐに返信ができず、申し訳ございませんでした

まとめ

今回は、英語でビジネスメールを書く時に使える書き出しや挨拶、フレーズをシチュエーション別に紹介しました
日本語のメールでもよく使う言い回しや英語ならではのフレーズを何度も確認して、使いこなせるようになりましょう。

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この記事を書いた人

川田 幸寛のアバター 川田 幸寛 英語コーチ / ライター

高校時代に英語を猛勉強し、校内偏差値が40→80にUP。大学では英語教育を専攻し、4年次にオーストラリアのパースへ留学。「話す」「聞く」にフォーカスを置いて、現地の人々や世界各国の留学生と交流を深めた。その結果、ケンブリッジ英検B2TOEIC400→835を取得。現在は、海外へ行きたいけど英語に不安がある人たちのサポートや後押しをしている。

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間野 由利子のアバター 間野 由利子 ライター

明治大学サービス創新研究所客員研究員/ライター
2019年からオンライン英会話を始め、現在4年目。世界各国の人とオンライン英会話を通じて知り合った人たちと友達になり、現在は各国に友達ができるまでに。オンライン英会話、英語コーチング、TOEICスクールなど、複数を受講経験あり。目標は、海外の教育者と意見交換したり、映画プロデューサーにインタビューすること。

黒須 千咲のアバター 黒須 千咲 フリーランスライター

中学時代に英語に目覚め、外国語科の高校に通った後、法政大学GISで英語漬けの4年間を過ごしました。学生時代には、アメリカとイギリスの短期留学も経験。大学卒業後は夢だった自由な働き方を実現するため、オーストラリアワーホリへ。ライターを目指しつつ、シドニーでウエイトレスとして約半年働きました。現在は、日本でギリシャ人の夫と暮らしながら執筆活動中。主に英語学習に関する記事を執筆しています。TOEIC920点英検準1級取得済み。

黒田莉々のアバター 黒田莉々 英語研究家 / 翻訳家

三度のご飯の次に英語が大好きな「英語の人」。英文法や英文解釈が大好物。洋書や洋画が大好きで、そこから学んだ「使える英語フレーズ」は数知れず。
米国東部の四年制大学(社会学/文化人類学専攻)をCum Laudeで卒業。帰国後は大手英会話学校の専任講師を経て、大学レベルの英語講師を20年近く経験。

現在、フリーランスで著述業、通訳、翻訳業を営む。集英社よりビジネス英語の指南書「悪魔の英語術」を出版。TOEIC975点英検1級

川田 幸寛のアバター 川田 幸寛 英語コーチ / ライター

高校時代に英語を猛勉強し、校内偏差値が40→80にUP。大学では英語教育を専攻し、4年次にオーストラリアのパースへ留学。「話す」「聞く」にフォーカスを置いて、現地の人々や世界各国の留学生と交流を深めた。その結果、ケンブリッジ英検B2TOEIC400→835を取得。現在は、海外へ行きたいけど英語に不安がある人たちのサポートや後押しをしている。

さわのアバター さわ ライター

元こども英会話教室の主任講師。4年間イギリス人講師とペアでティーチングしつつ、日々の会話の中から日英の文化の違いにも興味を持つ。海外在住歴や留学経験などはなく、地道に英語学習した後に講師へ。教室型英会話とオンライン英会話の受講経験あり。これらの経験を活かし現在は英語関係の記事を執筆している。

夢はライター活動をしながら旅をすること。各土地で輝いている人を見つけてインタビューし、頑張る人を応援するメディアを作りたい。

まつのアバター まつ WEBライター / 日英通訳・翻訳者

米国にて学士留学3年間と英語での仕事を20年経験。
サイエンス・ビジネスおよび日常生活の話題まで幅広いジャンルの英語を得意としています。

TOEIC945と英語経験を生かして、英語が苦手な方をサポートできるようブログ執筆活動を始めました。

WEBライターとしても活躍中。海外現地情報をリサーチしたライティングを得意としています。

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Shihoのアバター Shiho 都内外資系勤務 / ライター

10歳の時に通い始めた英会話教室の影響で英語に興味を持ち、以来20年以上にわたりずっと英語の勉強を続けている。

高校生の時に英語スピーチコンテストで優勝経験あり。語学の有名な某四年制大学の外国語学部英語学科を卒業。留学経験はないながらも、TOEIC L&Rテストでは独学で925点を取得。現在は都内外資系企業にて、日々英語を使いながら仕事をしている。

また、会社員の傍らWebライターとして、英語学習コンテンツの制作にも携わっている。

長尾 浩市のアバター 長尾 浩市 株式会社EduMe代表

株式会社EduMe 代表 
アメリカ大学院にて英語教授法(TESL: Teaching English as Second Language) の修士を取得。

その後、高校生や大学生に英語を教えて20年。TOEFL指導や海外大学留学支援なども手がける。

現在は、子供向け英語プログラミング塾「ワンダーコード」を運営。

中高英語教員免許 / 英検1級 / TOEIC980点

Bekkiのアバター Bekki 字幕翻訳家 / ライター

20歳に受けたTOEICは480点→45歳、二度目の挑戦では915点。
夫はイギリス人で家族で日本在住7年目。双方ともに西ヨーロッパに親戚が多く移住しており、西ヨーロッパのの知識が豊富。
字幕翻訳に関わる前は日本語講師として日本語を英語を使って教えていた。
現在、本業の傍らで小規模の英会話教室運営中。J-SHINE、TESOL取得。イギリス老舗のジョリーフォニックスの講習会を修了。
将来の夢は、60歳までにイギリスの大学に留学すること。

Proteinのアバター Protein Webライター

英語講師歴14年目。シンガポールに4年間駐在。

取り柄のない学生時代を経て、オンライン英会話やスクールに通いシャドーイングガチ勢としてガリ勉。

その結果、英検1級国連英検A級TOEIC990点IELTS 7.5TOEFL102点を取得し、英語で飯が食えるように。
現在は高校で非常勤講師をしながらオンライン家庭教師やってます。オンライン指導はTwitterのDMまで。

ニモのアバター ニモ ライター

中学のころから英語好きが始まる。高校のころは、英語の教科書を丸暗記するほど音読に没頭。英語だけでは飽き足らず、大学ではフランス語を専攻し、言語学や音声学も学ぶ。ただ、英語好きはずっと変わらず、その後も勉強を続け、社会人になってから英検1級を取得。

自分の学んだ英語学や言語学を単なる知識で終わらせず、他の人が活用できるように、実用的な形で提供したいと考えている。
最近ではKindle本執筆にも挑戦し、『単語と単語の意外な関係』などの本を書いた。

私立中高英語教師歴10年。長期留学経験なしで、オンライン英会話などを活用して英語学習を継続。

TOEICは920点を取得。普段は中学生や高校生に英語を指導。
英語の苦手克服から、難関大学受験対策まで幅広く対応。

オンライン英会話5年目。さらに英語力向上を目指して日々学んでいます。

あきこのアバター あきこ ライター

慶應法学部卒→JTCで海外事業に携わるも英語力が足りずに挫折→転職→妊娠・出産で退職→35歳で一念発起して英語を学び直し。留学・海外経験なしから独学でTOEIC900点を獲得→翻訳者。
ELSA speakには絶賛ハマり中。英検1級通訳案内士取得を目指している。

遠藤 邦彦のアバター 遠藤 邦彦 ライター・翻訳者

元高校英語教師 / ライター・翻訳者
高校社会科教師の傍ら英語を学び、英語教員免許を取得。その後大手英会話スクールに通いTOEICで930点を取得。長野オリンピックでVIP接遇の通訳ボランティアを経験し、高校英語教師に転身。55歳にして英語検定1級を取得する。苦労して英語を学んだため、英語学習の大変さを誰よりも知っている。現在は、オンラインでスペイン語を学び、スペイン語の通訳を目指している。

Karenのアバター Karen ライター

1年の留学経験あり。帰国後は英語力向上のため、オンライン英会話で会話を学んだり発音矯正のスクールに通う。

その後、独学でTOEIC885点取得。英語力を活かし、前職は子ども向けのオンライン英会話講師として活躍。

現在は2児のワーママとして親子でお家英語に取り組み中です。

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